CREER LE SITE WEB D’UN FESTIVAL OU D’UNE CONFERENCE

Un festival, grâce à sa nature est un évènement temporel qui a une durée limitée dans le temps même si c’est un festival saisonnier. Toute fois, afin de pouvoir atteindre ses objectifs sur cette courte durée, il faut disposer d’outils efficaces. L’un des outils que nous suggérons à cet effet est un site web. Il peut être étrange de faire un site web qui restera en ligne longtemps pour un évènement qui ne durera que quelque temps. Pourtant, comme nous allons le voir, cela peut se révéler très utile.

Il existe énormément de ressources permettant de créer un site web pour un évènement. Que ce soit des thèmes WordPress, des templates de pages ou d’autres outils et plateformes, il est facile en quelques clics sur un moteur de recherche d’avoir les aperçus très jolis. Une fois acquis un de ces outils, vous tombez dans une zone grise avec toute sorte de questions : quels pages faut-il créer ? que faut-il mettre sur chacune de ces pages ? comment attirer des visiteurs sur votre site web ? …. Ce sont juste quelques questions parmi tant d’autres auxquelles vous n’arrivez pas à répondre de façon concrète.

Dans cette étude de cas nous allons expliquer en détails pourquoi et comment un site web peut aider un festival. Que vous soyez promoteur d’un festival ou que vous ayez la charge de créer un site web pour un évènement, cette étude de cas vous aidera à mieux comprendre l’environnement d’un festival et vous permettra de découvrir des éléments auxquels vous n’auriez probablement pas penser. Mais surtout vous aurez un dossier clair aboutissant à la création d’un site web utile et efficace pour un évènement.

Pas à pas nous allons aborder les aspects suivants :

Les problèmes rencontrés lors d’un festival : après avoir identifié les différentes personnes concernées par un festival nous allons analyser les problèmes et les aspects qui sont importants pour elles lors d’un festival.
Les solutions possibles à ces problèmes : Il existe rarement une solution unique pour un problème, c’est pourquoi nous allons commencer par voir les solutions possibles et leurs limites avant de présenter notre site web et ce qu’il pourra apporter en plus.
Les solutions que nous proposons pour ces problèmes : dans cette partie nous allons présenter en détails comment nous pouvons apporter une solution aux différents problèmes identifiés.
Les pages à créer pour atteindre ces objectifs car il ne faut pas l’oublier un site web est surtout un assemblage de pages web. Nous décrirons les éléments essentiels des principales pages ainsi que les fonctionnalités à implémenter.
Les outils à utiliser : nous allons aborder les différentes solutions techniques qui peuvent permettre de réaliser ce site web. En autre nous, aborderons les différentes plateformes existantes permettant de réaliser rapidement ce site web puis une solution concrète avec WordPress.
Une solution concrète : nous allons proposer les designs concrets pour certaines page et aussi les templates qui pourrons vous aider à commencer directement un site web pour un festival.

DESCRIPTION DU PROBLEME

FESTIVAL, CONFERENCE : DES EVENEMENTS

Un festival :

est un évènement à caractère festif saisonnier (mensuel, annuel, bi-annuel…) ou unique qui se tient dans un lieu précis pendant une période déterminée.

Une conférence :

est un évènement saisonnier (mensuel, annuel, bi-annuel…) ou unique qui se tient dans un lieu précis pendant une période déterminée afin de confronter les idées sur un sujet donné important pour les participants.

À ces deux définitions, nous pouvons ajouter plein d’autres comme celle de séminaire, salon, foire, symposium, convention qui toutes sont des évènements qui rassemblent des personnes pendant une courte durée avec des objectifs précis.

Pour la suite, nous utiliserons uniquement le terme festival pour désigner les deux notions ci-dessus.

Dans un festival, on a généralement trois profils de personnes concernés :

C’est celui qui organise l’évènement, il fixe les règles, s’assure de la sécurité et est responsable de tout ce qui se passe pendant le festival. Le promoteur peut être une personne physique ou une personne morale (entreprise, organisation)

encore appelé intervenants il s’agit des personnes qui vont présenter des biens, services ou des exposés lors du festival.

Il s’agit des personnes qui vont visiter le festival pour bénéficier des biens et services qu’il propose.

Il s’agit des personnes physiques ou morales qui cherchent à délivrer un message à une cible à travers le festival.

Pour un festival on distinguera généralement trois périodes :

Avant festival : c’est la période qui précède le festival et pendant laquelle le promoteur organise son évènement et fait toute la promotion autour de son évènement. C’est aussi la période pendant laquelle il enregistre les inscriptions au festival pour les exposants et pour les visiteurs (cas particulier de certains festivals).

Pendant le festival : C’est la période où le festival a lieu et où tous les visiteurs peuvent visiter les stands, acheter les produits, écouter les intervenants, participer à des activités, profiter des promotions et jeux concours.

Après le festival : C’est la période après le passage des visiteurs, les exposants doivent libérer les lieux et le promoteur consolider les données et statistiques sur l’édition du festival qui vient de se terminer et préparer la prochaine édition du festival.

LE PROBLEME

De nos jours, avec l’évolution du monde l’organisation d’un festival couvre beaucoup d’aspect qui ne doivent pas être négligés. Le promoteur prend le temps pour tout organiser et une fois cela fait il doit s’assurer que tout se passe parfaitement afin que tout le monde puisse combler ses attentes lors du festival. Les exposants et intervenants doivent quant à eux s’organiser afin de profiter au maximum du festival (réaliser des ventes, enregistrer de nouveau client, faire la promotion de leurs produits). De leur côté les visiteurs doivent trouver le moyen de profiter au maximum du festival (Faire des découvertes, réaliser des rencontres, échanger avec les exposants, tester de nouveaux produits). En l’absence d’un outil capable de fédérer ses différentes attentes, chacun de ces acteurs rencontre des difficultés pour atteindre ses objectifs.

POUR LE PROMOTEUR

Le promoteur rencontre généralement les difficultés suivantes :

Généralement, les moyens employés sont la télévision et la radio, mais si vous ne regardez pas la télé ou n’écoutez pas la radio au moment de la communication, vous n’aurez pas l’information. Parfois le promoteur utilise aussi des tracts, mais là encore cela peut être très coûteux et ne pas toucher toute la cible. Et le pire, l’information est souvent reçue trop tard quand l’évènement est passé ou trop proche pour s’y préparer.

Habituellement, le promoteur mène beaucoup d’action, mais ne peut pas mesurer l’impact de ses actions et finalement, il a peu de visiteurs à son festival.

Avant de se rendre au festival, on a aucune idée de ce à quoi il va ressembler, et parfois les visiteurs ont du mal à retrouver ce qu’ils cherchent.

Le promoteur n’a pas un moyen de présenter complètement les activités, spectacles, ateliers … du festival. Quand on se rend à un festival on ne sait pas toujours quel spectacle on va découvrir.

il arrive que le festival échoue complètement faute d’avoir attiré suffisamment d’exposant car ils n’ont pas eu la possibilité de mesurer concrètement les moyens mis en jeu par le promoteur et évaluer eux même l’engouement autour de l’évènement. Alors qu’il peut proposer d’autres services qui permettrait à l’exposant de profiter au maximum de l’événement.

Ce n’est que pendant l’évènement que les visiteurs découvrent les exposants qui n’ont pas eu d’espace lors de la promotion afin de se présenter eux-mêmes (sauf quelques rares cas).

à la fin de l’évènement le promoteur n’a pas toutes les statistiques sur son festival (nombre de produits par stand, nombres de produits, types de produits), statistiques qui lui seront très utiles pour l’organisation des éditions futures. Généralement les exposants ne fournissent pas de telles statistiques.

Il y a beaucoup de plaintes, observations et suggestions lors d’un festival aussi bien des exposants que des visiteurs, mais il est parfois impossible de toutes les recueillir ou bien de toutes les examiner afin de corriger ce qui était incorrect.

Il arrive fréquemment que les visiteurs se perdent sur le site du festival, n’arrivent pas à trouver ce qu’ils cherchent sur le site, n’arrivent pas à trouver les toilettes, le poste de sécurité… Il faut également orienter les visiteurs dans leur recherche d’information car généralement chaque exposant organise sa communication dans son coin, sur ses plateformes propre (publicité, site web…) et finalement le visiteur doit faire beaucoup de recherche afin de se retrouver.

Les tickets sont généralement vendus à l’entrée du site de l’évènement, cela pose parfois des problèmes en forte période d’affluence et crée de longues files d’attentes. Il y a également le problème de trafic des billets d’accès et les surenchères qui peuvent décourager les visiteurs sans compter les faux tickets et les détournements de produits de la vente des tickets.

généralement le promoteur n’a pas suffisamment de lieu pour faire de la publicité lors de l’évènement, pas de d’espace publicitaire spécial à louer aux annonceurs et sponsors.

De nos jours, les interactions physiques se font de plus en plus rares au profit des échanges virtuels, car il est de plus en plus facile de trouver tout ce que l’on désire sur Internet. Les gens s’intéressent de moins en moins aux festivals et préfèrent passer beaucoup de temps devant un ordinateur ou un smartphone.

POUR L’EXPOSANT

Pour l’exposant ou l’intervenant les difficultés sont :

Pour un exposant, une mauvaise place pendant le festival peut ruiner totalement son festival, malheureusement parfois ce n’est que très tard que les exposants découvrent exactement la position de leur stand ou bien se rende compte que l’attraction prévu près de son stand qui devait l’aider à le rentabiliser ne s’y trouve pas.

L’exposant dispose de peu d’outils afin d’attirer les visiteurs. Généralement seul son emplacement est le plus important ou bien il peut aussi organiser sa communication et promotion en dehors du festival.

Les seuls produits qu’il présente sont ceux qu’il amène physiquement sur le site du festival. Malheureusement les visiteurs ne s’arrêtent pas souvent assez longtemps devant les stands pour suivre les présentations et démonstration des produits.

(promotions, bonus, cadeau, avertissement…) : les moyens de communication pendant le festival sont assez limités et il ne peut généralement atteindre que les visiteurs qui passent par son stand. Il n’a aucun moyen de toucher les visiteurs du festival avant ou après leur visite.

Le seul moyen de contacter un exposant est généralement son numéro de téléphone. Cela demande un coût supplémentaire d’appel pour les potentiels visiteurs, sans compter le délai d’attente au bout du fil afin de réserver sa participation pour une activité ou juste une demande d’information.

POUR LE VISITEUR

Pour le visiteur les difficultés lors du festival sont :

Arriver sur le site du festival, il doit visiter tous les stands, poser des questions afin de trouver ce qu’il cherche. Ce qui n’est toujours pas plaisant pour tout le monde surtout pour ceux qui disposent de peu de temps et veulent profiter au maximum du festival et des promotions.

Plus le site est grand, plus le visiteur peut se perdre et ne même pas savoir où il est et comment retrouver un lieu précis (Stand, restaurant, podium…).

Il n’est pas toujours aisé pour le visiteur d’avoir le programme complet du festival afin de savoir quand s’y rendre pour profiter des activités qui l’intéresse.

Il arrive parfois qu’une activité soit annulée, reprogrammée et le visiteur n’est pas au courant.

Afin de préparer sa visite au festival, le visiteur doit disposer du maximum d’information sur le festival (lieu, période), les services disponibles (restauration, toilette, infirmerie…), les activités (Spectacles, concerts, jeux, concours, promotions), les exposants. Malheureusement il n’existe pas toujours un moyen d’avoir accès à toutes ces informations comme il veut afin de mieux se préparer et savoir ce qu’il pourra exactement y faire et savoir s’il trouvera ce qu’il cherche. La préparation pour un festival est particulièrement importante pour ceux qui y vont en familles (enfants, frères…) ou bien qui y invitent des personnes.

POUR LE SPONSOR

Ainsi ce présente la liste non exhaustive des difficultés rencontrées par les différents intervenants lors d’un festival. A cela s’ajoute d’autres éléments à prendre en considération.

En effet, le point important à noter face à tous ces problèmes est qu’un festival est organisé pendant une période donnée et dans un lieu précis et pour pouvoir en profiter il faut obligatoirement se rendre sur le lieu du festival. Mais quelques questions se pose donc à cet effet :

• Se rendre physiquement sur le lieu du festival est-il le seul moyen d’en profiter ? : généralement pour faire profiter le maximum de personnes les promoteurs diffusent certaines activités du festival à la télé mais cela lui coûte très chers.

• Est-il possible de profiter du festival en dehors de la période du festival ? (C’est-à-dire avant et après) : fréquemment, c’est impossible, car avant le festival, les promoteurs et les exposants sont focalisés sur la préparation et n’accordent pas beaucoup de temps aux potentiels visiteurs et une fois le festival terminé, ils oublient vite les visiteurs.

Il existe plusieurs moyens de résoudre tous ces problèmes afin que tous puissent profiter pleinement du festival.